Charte de confidentialité ETERPA SAINT-Andéol

En utilisant les services de la régie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, en participant sur nos séjours, comme hôte ou comme encadrant, en travaillant pour nous comme prestataire, vous placez votre confiance en nous et nous tenons à la mériter et à la préserver.

Pour cela, nous mettons tout en œuvre pour protéger et sécuriser toutes les données personnelles que vous nous transmettez et que par conséquent, nous partageons avec vous. Nous agissons dans l'intérêt de nos participants et nous sommes impliqués dans le traitement des données personnelles que nous collectons.

Ce document explique, de façon claire et transparente, comment nous utilisons et traitons vos données personnelles, pour que vous puissiez comprendre facilement notre démarche. De plus, nous vous indiquons comment nous contacter si vous avez des questions sur ces traitements.

Toutes les informations qui suivent concernent les données collectées par régie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol au moment de l’inscription, de l’élaboration d’un contrat de prestation ou de l’embauche, des échanges d’informations administratives, sanitaires, pédagogiques, que ces informations soient sur support papier ou numérisées. Vous bénéficiez ainsi d’une seule Charte de confidentialité pour l’ensemble de nos canaux de communications (site internet, blogs, mails,courriers…).

La présente charte de confidentialité s'applique à toutes sortes d'informations que nous recueillons à travers ces plateformes ou à travers d'autres moyens associés.

La présente Charte de confidentialité est susceptible d'être modifiée de temps à autre. Si vous souhaitez en savoir plus sur vos données personnelles, consultez cette page régulièrement pour connaître les dernières mises à jour. Si nous apportons des modifications à la Charte de confidentialité et que ces dernières ont un impact sur vous, nous vous en informerons avant le début des nouvelles activités.

Si vous n'êtes en accord avec notre Charte de confidentialité, vous devrez arrêter d'utiliser nos services.

Quels types de données personnelles sont recueillis par régie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol ?

Nous ne pouvons pas vous aider à réserver un voyage/séjour, établir de contrat de travail ou de prestation, échanger avec nos administrations de tutelle, sociale et fiscale, sans informations de votre part. C'est pourquoi nous vous demandons quelques renseignements lorsque vous utilisez nos services. Ceux-ci sont vraiment élémentaires tels que vos nom et prénom, vos coordonnées, votre adresse email, vos coordonnées gsm, au travail et à votre domicile, vos informations de paiement et le nom des participants aux voyages, le nom des responsables légaux.

Dans le cadre des inscriptions de participants :

Si les participants sont mineurs, nous allons également vous demander un certain nombre d’informations confidentielles afin de pouvoir vous représenter lorsque vous ne serez pas présent durant le séjour. Ces informations peuvent être d'ordre médical mais également administratif. C’est pourquoi, nous sommes en mesure de vous demander notamment une copie de votre Carte Vitale afin de pouvoir traiter, si vous nous en avez donné l'accord, dans le process de réservation, toute relation administrative avec un médecin ou un hôpital.

L’activité des séjours pour les mineurs dépend également d’une réglementation très stricte émanant de notre autorité de tutelle, qui nous demande notamment de contrôler le bon état de vaccination des participants. Nous vous demanderons donc de le justifier afin que le participant puisse partir sur l’un de nos séjours.

Cette réglementation nous impose aussi de contrôler certain aspect de « savoir-faire » pour certaines activités. Exemple : savoir nager pour participer à une activité aquatique type canyoning...

De manière générale, l’ensemble de ces demandes de pièces justificatives vous sont précisées avant le séjour, dans chaque fiche technique de séjour pour les colonies de vacances.

Nous recueillons également vos informations personnelles lors d’un contact via nos formulaires de contact (nom, mail, téléphone). A l’issue de ce contact, nous vous sommes suceptibles d'entrer vos données dans notre fichier contact. Vous avez la possibilité de refuser cette inscription en cochant la case prévue à cet effet dans les fiches d'inscription.

Dans le cadre d’un recrutement :

Un vacataire ou un permanent sera amené à transmettre à larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, des données personnelles.

Larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, en fera un usage interne mais échangera aussi avec ses interlocuteurs institutionnels sociaux et fiscaux comme les lois qui régissent nos activités l’exigent.

Données personnelles que vous nous donnez sur d'autres personnes

En termes de recrutement, vous pouvez parfois transmettre à larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, les coordonnées d’autres personnes que vous-même. Vous devez aussi vous assurer que les personnes concernées sont au courant de votre démarche et acceptent la façon dont larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, utilisera ces données.

Pourquoi larégie communale ETERPA– Mairie de Saint-Andéol recueille et utilise vos données personnelles ?

Nous vous demandons vos informations personnelles pour une bonne raison : cela nous permet de gérer vos réservations et d’organiser votre séjour, et de nous assurer que vous obtenez le meilleur service possible. Ou de vous permettre de travailler avec nous dans un cadre administratif sérieux et conforme aux lois. Ces données sont utilisées :

• Pour la réservation et l’organisation de votre séjour.

• Le traitement de votre dossier de séjour et le contrôle des formalités obligatoires avant départ.

• Pour le partage de ces données avec le directeur du séjour, mais aussi éventuellement avec les autorités de tutelle de larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, , des prestataires (hébergement, activités…)

• Pour établir des contrats (travail, assurances, prestations…)

Questionnaire de satisfaction :

Lorsque vous participez à nos séjours, nous pouvons vous envoyer un questionnaire de qualité. Ces données collectées ne sont alors pas publiées. Elles nous servent à améliorer la qualité des séjours que nous vous proposons.

Nous pouvons vous envoyer d'autres informations relatives à votre Réservation de Voyage pour que vous sachiez, par exemple, comment nous contacter en cas de besoin ou pour vous aider à préparer votre séjour.

Motifs juridiques : enfin, dans certains cas, nous pourrions utiliser vos données personnelles pour traiter et résoudre des litiges juridiques, pour des enquêtes réglementaires ou le respect de la législation en vigueur ou pour se conformer aux demandes des autorités. Et dans ces cas, que nous ne souhaitons pas et n’aimons pas, le traitement de vos données pourraient être utilisé dans le cadre d’un litige que nous aurions avec vous.

Enfin, nous sommes amenés à utiliser vos données dans le cadre normal d’une relation de travail, si vous êtes salarié permanent ou temporaire de larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol.

Pour traiter vos données personnelles telles que mentionnées ci-dessus, nous nous appuyons sur les cadres juridiques suivants :

larégie communale VLD – Mairie de Saint-Andéol, s'appuie sur des bases légales de traitements nécessaires des données personnelles pour la réalisation d'un contrat, en particulier pour finaliser et gérer votre séjour. Si les données personnelles requises ne sont pas fournies, larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol,le séjour ni fournir le service attendu. Nous nous appuyons notamment le code du tourisme et sur la réglementation d’Accueil Collectif des Mineurs du Ministère de la Cohésion Sociale.

larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, s'appuie également, le cas échéant, sur le respect des obligations légales (telles que les demandes d'application de la loi).

Si vous souhaitez vous opposer aux traitements prévus, et qu'aucun mécanisme de désinscription n'est directement accessible , dans la mesure du possible, veuillez nous contacter sur dpo@balcon-est-vercors.com

Comment vos données sont-elles partagées avec des tiers par larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, ?

Le but premier est de partager les données nécessaires à votre séjour avec l’organisateur du voyage qui peut être le service de production de larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, (très souvent le cas) ou un autre opérateur avec qui larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol,travaille en partenariat (école de conduite, compagnie théâtrale…). Ceci afin de s'assurer que le projet de séjour puisse correctement se dérouler. D'autres tiers destinés à vous fournir nos services peuvent également recevoir une partie de vos données, telles que les assurances, les autorités gouvernementales ou autres autorités. D’une manière générale nous restons votre seul interlocuteur pour la collecte de ses données. Celles que nous transférons sont uniquement liées à la réalisation de votre séjour. Aucune donnée bancaire ne sont transmises à nos fournisseurs.

Cependant en cas de litige lié à un séjour, nous pourrions fournir les informations relatives au processus de réservation nécessaires au règlement du différend, telles qu'une copie de votre confirmation de réservation de séjour comme preuve que celle-ci a bien été effectuée.

Nous vous informons également que toutes vos données sont traitées en interne. Nous n’externalisons pas le traitement de vos réservations auprès d’un prestataire tiers.

Prestataires de paiement et (autres) institutions financières : lorsqu'une opposition au paiement est faite pour votre réservation, soit par vous, il est possible que nous devions partager certaines informations de réservation avec le prestataire de service de paiement et l'institution financière concernée afin de traiter l'opposition. Cela peut aussi comprendre une copie de votre confirmation de réservation ou l'adresse IP utilisée pour faire votre réservation. Nous pouvons partager des informations avec les institutions financières concernées si nous estimons cela strictement nécessaire dans le cadre de la détection et de la prévention des fraudes.

Autorités compétentes : nous transmettons les données personnelles aux forces de l'ordre ou des administrations de contrôle dans la mesure où cela est exigé par la loi ou strictement nécessaire pour la prévention, la détection ou la poursuite d'actes criminels ou de fraudes, ou si nous sommes légalement obligés de le faire. Nous pouvons être contraints de révéler davantage de données personnelles aux autorités compétentes afin de défendre nos droits ou ceux de nos partenaires.

Partenaires : nous travaillons avec de nombreux partenaires commerciaux. Ces partenaires commerciaux distribuent ou assurent la promotion des services de larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol,y compris les produits et services de nos fournisseurs de voyage.

Lorsque vous réservez sur le site Internet ou l'appli de nos partenaires commerciaux, certaines des données personnelles que vous leurs fournissez, tels que votre nom et votre adresse e-mail, votre adresse, et autres informations liées aux formalités obligatoires, nous seront transmises pour finaliser et gérer votre réservation de voyage.

En dehors du partage de vos données personnelles pour terminer et gérer votre réservation de voyage, il est possible que nous ayons besoin de partager certaines de vos données personnelles à des fins de détection et de prévention des fraudes comme le permet la loi en vigueur et si cela est strictement nécessaire à la protection de larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, , de ses clients et de ses partenaires commerciaux, contre les activités frauduleuses, les enquêtes et le traitement relatif à la violation de la sécurité des données. En aucun cas vos données dites sensibles relatives aux « formalités obligatoires » ne sont transmises au sein du groupe pour des actions marketing.

Puis-je contrôler les informations personnelles que j'ai partagées avec larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, ?

Vous pouvez à tout moment demander à consulter vos données personnelles que nous conservons. Si vous souhaitez les examiner, veuillez envoyer un e-mail à dpo@balcon-est-vercors.com

• Vous pouvez nous demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet

• Vous pouvez nous informer de tous les changements relatifs à vos données personnelles, ou nous demander de modifier toute donnée personnelle que nous possédons à votre sujet

• Dans certaines situations, vous pouvez nous demander d'effacer, de bloquer ou de limiter le traitement de vos données personnelles, ou de vous opposer à certaines de nos méthodes de traitement de vos données personnelles

Lorsque nous utilisons vos données personnelles suite à votre accord, vous avez le droit, et ce à tout moment, de le révoquer, conformément à la loi en vigueur. De plus, lors du traitement de vos données personnelles, dans un intérêt légitime ou dans l'intérêt public, vous pouvez refuser à tout moment que nous utilisions vos données personnelles sous réserve de la loi en vigueur.

Nous comptons sur vous pour vous assurer que vos données personnelles sont complètes, exactes et à jour. Veuillez nous informer rapidement de toute modification ou inexactitude de vos données personnelles en nous contactant.

Pour toute demande concernant la présente Charte de Confidentialité et l'exercice de vos droits ou si vous avez une réclamation, veuillez contacter notre responsable de la protection des données sur dpo@balcon-est-vercors.com. Vous pouvez également contacter votre autorité locale compétente en matière de protection des données.

Si vous souhaitez vous opposer au traitement de vos données personnelles sur la base d'un intérêt légitime et qu'aucun mécanisme de désinscription n'est disponible directement, veuillez nous contacter : dpo@balcon-est-vercors.com

Qui est responsable du traitement des données personnelles sur les plateformes digitales de larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, ?

larégie communale VLD – Mairie de Saint-Andéol, dispose de son siège en France et l’ensemble des données traitées par larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, le sont sur le sol français.

Comment larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, utilise-t-elle les réseaux sociaux ?

Les réseaux sociaux sont utilisés de différentes manières au sein de larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, . Nous y avons recours pour promouvoir nos séjours, mettre en avant notre territoire ou notre savoir faire, mettre en avant nos partenaires, recruter, améliorer nos propres services.

1. Connexion via votre compte de réseau social. Nous ne proposons pas à ce jour ce type de fonctionnalité.

2. Intégration des plugins sociaux. Nous avons également mis en place des plugins sociaux sur le site et les applications larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, . Quand vous cliquez sur l'un de ces boutons (par ex. le bouton « J'aime » de Facebook), des informations sont partagées avec le réseau social concerné. Si vous êtes en même temps connecté(e) sur le réseau social, il se peut que l'information soit relayée sur votre compte par le réseau social. Ce dernier pourra également l'afficher sur votre profil et ainsi la partager avec d'autres membres de votre réseau.

3. Autres fonctionnalités et services liés aux réseaux sociaux. Il se peut que nous intégrions d'autres services de réseaux sociaux (tels que la messagerie) dans les communications entre vous et larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, ou vos contacts au sujet de nos services. Nous pourrions administrer des comptes et proposer nos applications sur plusieurs réseaux sociaux. À chaque fois que vous vous connectez à larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol,via un réseau social, ce dernier peut vous autoriser à partager des informations avec larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol. Si vous choisissez de partager des informations, le réseau social vous demandera généralement de préciser quelles informations vous souhaitez partager. Ces informations peuvent comprendre votre adresse e-mail, votre âge et les photos de profil sauvegardées dans votre compte utilisateur.

larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, utilise également les réseaux sociaux pour vous tenir informé du déroulement des séjours. Nous sommes donc susceptibles de publier des photos et des vidéos présentant vos enfants durant leur activité. Lors de votre réservation, vous avez validé nos Conditions Générales de Ventes qui précisent notamment que vous nous cédez un droit sur la production et la diffusion d’images ou de vidéos concernant vos enfants. À tout moment vous pouvez vous opposer à cette diffusion en nous contactant : dpo@balcon-est-vercors.com

Quelles sont les procédures de sécurité et de conservation mises en place par larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol,pour protéger vos données personnelles ?

Nous suivons des procédures raisonnables pour empêcher tout accès non autorisé et tout usage abusif de vos données personnelles.

Afin d'assurer la protection et la confidentialité des données personnelles qui nous sont communiquées, nous utilisons des procédures et des systèmes professionnels adéquats. Nous appliquons également des procédures de sécurité ainsi que des restrictions techniques et physiques pour limiter l'utilisation et l'accès à vos données personnelles présentes sur nos serveurs. Seul le personnel habilité est autorisé, dans le cadre de son travail, à accéder à vos données personnelles.

Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nous le jugerons nécessaire pour vous permettre d'utiliser nos services, de respecter les lois en vigueur, de résoudre les litiges avec toute partie et pour nous permettre d'exercer notre activité, y compris pour détecter et prévenir les fraudes ou d'autres activités illégales. Toutes les données personnelles que nous conservons seront soumises à cette Charte de Confidentialité. Si vous avez la moindre question sur une période de conservation spécifique pour certains types de données personnelles que nous traitons, veuillez nous contacter sur dpo@balcon-est-vercors.com

D’une manière générale nous conservons vos données. Bien que nous ne souhaitions pas rentrer en litige avec vous, il est malheureusement possible que nous ayons un différend lors de notre relation. Il est donc nécessaire que nous puissions nous défendre.

Nous conservons donc l’ensemble de vos données :

• Pendant 5 ans après le retour du participant pour tous les contrats souscrits avant le 1^er juillet 2018.

• Pendant 2 ans après le retour du participant pour tous les contrats souscrits après le 1^er juillet 2018.

• Pendant 10 ans à compter d’un accident ayant entraîné un préjudice corporel.

• La réglementation nous impose de conserver l’ensemble des données liées aux informations comptables et fiscales pendant 10 ans.

• Pendant 3 ans depuis notre dernier contact commercial.

A l’issue des périodes définies ci-dessous, une fois par an, en général lors du dernier trimestre de l’année nous procédons à une purge des données prescrites à savoir :

• L’ensemble des documents de « formalités obligatoires ».

• L’ensemble des correspondances par mail

• L’ensemble des informations sur le profil sanitaire du participant.

Nous conservons cependant l’ensemble de vos données nous permettant de vous contacter afin de vous proposer nos nouveaux services ou des offres commerciales susceptibles de vous intéresser. Sachant que sur simple demande de votre part nous pourrions les supprimer.

Enfin nous pourrions convenir avec vous de la suppression de l’ensemble de vos données, sauf celles liées aux problématiques fiscales et comptables dès le retour du participant du voyages sous réserve que nous signions un accord de solde de tout compte et de prescription juridique.

Comment larégie communale ETERPA – Mairie de Saint-Andéol, gère-t-elle les données personnelles des enfants ?

Les services proposés par larégie communale ETERPA– Mairie de Saint-Andéol, sont essentiellement destinés aux mineurs. La réservation de tout service pour un mineur n’est autorisée qu’avec le consentement d'un tuteur légal ou d'un parent. Dans notre process de réservation, nous vous demandons d’ailleurs de préciser le détenteur de l’autorité légale sur le participant si ce dernier est mineur. Si nous nous rendons compte que nous traitons les informations d'un mineur sans le consentement valide d'un parent ou d'un tuteur, nous nous réservons le droit de les supprimer.